Depuis le module, vous pouvez exporter vos feuille(s) de synthèse sous format Excel pour vous permettre de les analyser en un coup d'œil les données qu'elles contiennent.
Dans cet article, retrouvez :
À noter, l'export du fichier ne se lance pas immédiatement (le module fonctionne par file d'attente sur les exports Excel). Vous serez informé par mail lorsque le fichier sera prêt pour le téléchargement et le mail contiendra le lien vous permettant de télécharger l'Excel.
Vous souhaitez exporter un document (contrat, avenant, annexe) ? Pour plus d'information, consultez l’article dédié.
Comment exporter une ou plusieurs feuille (s) de synthèse ?
Vous avez la possibilité d’exporter une ou plusieurs feuille (s) de synthèse depuis le module.
Depuis un dossier :
- Cliquez sur le document dont vous souhaitez exporter la feuille de synthèse. Il se surlignera
- Cliquez sur le bouton de téléchargement, situé en haut à droite
- Apparaît alors une fenêtre vous permettant de choisir de télécharger le document ou la feuille de synthèse. Sélectionnez Feuille (s) de synthèse
- Confirmez votre choix. Un mail vous sera envoyé contenant un lien pour lancer le téléchargement du fichier Excel.
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents à la fois pour en exporter leurs feuilles de synthèse en utilisant la combinaison de “Ctrl + Clic”. Pour ce faire, appuyez sur “Ctrl” puis cliquez sur les documents souhaités.
Si votre rôle ne vous permet pas de télécharger un document, l'icône en question sera grisée, et en passant votre souris dessus, vous verrez un message vous indiquant que vous n'avez pas les droits nécessaires pour réaliser cette action.
Depuis un document ouvert :
- Ouvrez le contrat ou document en question
- Cliquez sur l'icône de téléchargement, située en haut à droite de votre document
- Apparaît alors une fenêtre vous permettant de choisir de télécharger le document ou la feuille de synthèse. Sélectionnez Feuille (s) de Synthèse
- Confirmez votre choix. Un mail vous sera envoyé contenant un lien pour lancer le téléchargement du fichier Excel.
La feuille de synthèse est alors exportée sous forme de document Excel, reprenant l'ensemble des champs extraits du contrat principal depuis le module.
Comment exporter un ensemble de feuilles de synthèse selon des critères précis ?
Vous souhaitez télécharger des feuilles de synthèses selon des critères précis ? Par exemple : télécharger l'ensemble des feuilles de synthèses de vos contrats de prestation de services signés sur l'année N.
Pour ce faire, utilisez la recherche avancée en indiquant vos critères et télécharger les résultats de recherche. Pour en savoir plus sur l’exportation de feuilles de synthèse à partir d'une recherche, consultez l’article dédié.
Comment lire le fichier Excel exporté ?
Lors du téléchargement des feuilles de synthèse, les documents sont exportés en tant que fichier Excel. Vous retrouverez dans ce fichier tous les éléments présents dans la feuille de synthèse complétée dans le module.
Le fichier Excel téléchargé contient toutes les informations sous forme de tableau :
- Différentes feuilles Excel pour différents types de document (Bail Commercial, Accord de Confidentialité, etc.)
Les données sont ventilées dans différents onglets par type de document, car les champs des fiches de synthèses peuvent différer d'un type de document à un autre. - Chaque ligne correspond à une feuille de synthèse exportée
- Chaque colonne correspond à une section de la feuille de synthèse (entité, contrepartie, dates, etc.) ou un champ de la feuille de synthèse (dénomination sociale, SIREN, date de signature, etc.).
Les éléments, non complétés dans la synthèse, seront présents, mais vides.
Les quatre premières colonnes du fichier Excel sont les mêmes pour chaque type de document. Ces colonnes correspondent au nom du document, à son statut, à sa nature et au nom du contrat principal lorsque le document est une annexe, un avenant ou un autre type de document lié.