CLM – Filtrer et rechercher des Contrats

⭐ Introduction

Accès restreint — Advanced Data est disponible uniquement pour certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès mais que la fonctionnalité n'apparaît pas, contactez votre Customer Success Manager.

Advanced Data est l'écran principal de recherche et d'exploration de DiliTrust CLM pour les documents auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder. Il combine la recherche par mots-clés, les filtres par attribut, la configuration des colonnes, les recherches enregistrées, l'affichage des relations contractuelles et l'export.

L'écran est accessible depuis le menu Données avancées et correspond à la route /search dans l'application. Il est distinct de l'écran Source de données, qui repose sur des graphiques, même si les deux fonctionnalités utilisent la terminologie Advanced Data.

Permissions et accès

Advanced Data respecte les droits d'accès aux documents configurés par votre administrateur.

• Un document auquel vous n'avez pas accès n'apparaît pas dans vos résultats, même s'il correspond à votre recherche.
• Lorsque l'affichage des liasses est activé et que vous n'avez qu'un accès partiel à une liasse, les documents auxquels vous n'avez pas accès sont représentés par des espaces réservés. Leur contenu n'est pas exposé.
• Les recherches enregistrées sont personnelles à l'utilisateur qui les crée et ne peuvent pas être partagées avec d'autres utilisateurs.
• Les actions Partager, Supprimer et Exporter dépendent des autorisations requises pour l'action concernée. L'autorisation d'export est également vérifiée au moment du téléchargement du fichier.

L'écran Advanced Data ne contourne pas les droits d'accès appliqués au niveau des documents.

⚙️ Présentation du module

Advanced Data permet notamment :

• d'effectuer une recherche dans l'ensemble du portefeuille de documents accessibles ;
• d'utiliser une barre de filtres supérieure pour les recherches par mots-clés et par périmètre ;
• d'appliquer des filtres supplémentaires sur les attributs, les clauses, les workflows, les emplacements et les relations ;
• d'afficher facultativement les liasses contractuelles dans les environnements utilisant les relations contractuelles ;
• de configurer les colonnes de résultats ;
• d'enregistrer des recherches personnelles ;
• d'utiliser les actions Partager, Supprimer et Exporter sur les documents sélectionnés.

Le partage des recherches enregistrées n'est pas inclus. Les recherches enregistrées restent personnelles à leur créateur.

1️⃣ Périmètre 1 : Vue portefeuille, liasses et export

✅ Accéder à Advanced Data

Utilisez l'entrée Données avancées dans la navigation de gauche pour ouvrir l'écran Search. Un point d'entrée depuis la barre de recherche pourra être disponible dans une version future, mais ne doit pas être documenté comme un comportement actuel avant confirmation dans votre environnement.

Le menu utilise le libellé Données avancées, tandis que la route correspondante dans l'application est /search.

Figure 1 — Advanced Data : recherche, filtres, commandes de recherches enregistrées et actions d'export.

✅ Exporter les résultats de recherche

Vous pouvez exporter les résultats de recherche sélectionnés dans une feuille de calcul. L'export utilise les champs actuellement sélectionnés pour la grille de résultats et est traité par lots lorsque le nombre de résultats est important.

1. Sélectionnez les documents à exporter.
2. Cliquez sur Exporter.
3. Téléchargez le fichier généré lorsqu'il est disponible.

L'export est limité aux documents auxquels vous avez accès et dépend de l'autorisation d'export. Pour les ensembles de résultats volumineux, l'application traite jusqu'à 1 000 documents par lot.

Lorsque l'affichage des liasses est activé, sélectionnez les lignes à exporter. L'export d'une liasse entière en un seul clic n'est pas pris en charge.

Figure 10 — Export des résultats de recherche sélectionnés.

2️⃣ Périmètre 2 : Filtres, colonnes et recherches enregistrées

✅ Rechercher et filtrer

L'interface principale de recherche combine plusieurs critères. Vous pouvez rechercher par :

• document ou dossier ;
• titre, contenu, type de document, attribut ou clause ;
• workflow ou état d'exécution du contrat ;
• propriétaire du document, emplacement et relation avec un document parent ;
• attributs tels que le montant du contrat, la raison sociale, la date d'entrée en vigueur et la date d'expiration.

Utiliser la barre de filtres supérieure

1. Sélectionnez l'élément sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche, par exemple Document ou Dossier.
2. Choisissez un opérateur parmi ceux proposés pour le filtre sélectionné. Les opérateurs et les conditions dépendent du filtre choisi, la liste n'est donc pas identique pour tous les filtres.
3. Sélectionnez le périmètre de recherche, par exemple Titre, Contenu, Type de document, Attribut ou Clause.
4. Saisissez un mot-clé et appliquez le filtre.

Ajouter des filtres

Utilisez Ajouter un filtre pour ajouter des critères propres au type de recherche. Plusieurs filtres sont combinés avec ET. Plusieurs valeurs sélectionnées dans un même filtre à sélection multiple sont combinées avec OU. Aucun bouton ET/OU n'est proposé à l'utilisateur.

Il n'existe pas de limite explicite au nombre de filtres différents, mais les doublons portant sur le même attribut sont empêchés.

Panneau de filtres réservé au développement : un générateur de filtres plus complet dans un panneau latéral, avec des opérateurs Inclure et Exclure explicites, existe dans le code mais est limité à l'environnement de développement. Il peut ne pas être disponible dans votre environnement.

Figure 2 — Générateur de filtres affiché dans une variante réservée au développement. Pour les utilisateurs finaux, les filtres peuvent plutôt apparaître sous forme de pastilles intégrées.

Effacer les filtres

Supprimez les pastilles de filtres actives ou utilisez l'action de réinitialisation disponible pour revenir à une vue sans filtre.

✅ Afficher les liasses contractuelles

Dans les environnements où les relations contractuelles fondées sur les liasses sont activées, Advanced Data peut afficher une liste de résultats à plat sous la forme d'une hiérarchie de liasses chargée progressivement.

Vue des liasses

• Le bouton de bascule permet de passer d'une liste de résultats à plat à une hiérarchie tenant compte des relations.
• Les documents enfants sont chargés au fur et à mesure de l'ouverture d'une liasse.
• L'affichage des liasses peut être enregistré dans l'état de la recherche.
• L'état initial du bouton de bascule peut dépendre de la recherche enregistrée et de la configuration de l'environnement.

Lorsque l'affichage des liasses est activé, le tri suit la structure du document parent. Lorsqu'il est désactivé, les résultats sont affichés comme des documents individuels selon l'ordre de tri sélectionné.

Figure 3 — Affichage d'une liasse dans les résultats de recherche.

Figure 4 — Document correspondant affiché dans le contexte de sa liasse.

Affichage tenant compte des autorisations

Si vous ne pouvez pas accéder à l'un des documents d'une liasse, la hiérarchie conserve sa position à l'aide d'un espace réservé. Si vous ne pouvez pas accéder à la liasse ou au document correspondant, celui-ci est exclu de vos résultats.

✅ Afficher les relations contractuelles

Lorsque l'affichage des liasses est disponible, la grille de résultats peut présenter la relation entre un document et son parent via le champ Nature du lien, par exemple Avenant, Appendix ou Autre.

Figure 5 — Informations sur la relation contractuelle affichées dans la grille de résultats.

3️⃣ Périmètre 3 : Actions de sélection

✅ Actions sur les lignes sélectionnées

Sélectionnez une ou plusieurs lignes pour activer les actions auxquelles vous avez accès. Ces actions dépendent des autorisations de l'utilisateur.

• Partager les documents sélectionnés ;
• Supprimer les documents sélectionnés ;
• Exporter les résultats de recherche sélectionnés vers une feuille de calcul.

Les actions disponibles dépendent des autorisations de l'utilisateur. L'autorisation d'export est appliquée au moment du téléchargement du fichier généré.

Figure 6 — Actions de sélection disponibles dans la zone de résultats. La présentation exacte des actions peut varier selon la version.

✅ Gérer les colonnes

Utilisez Gérer les colonnes pour choisir les champs affichés dans la grille de résultats. Les colonnes sélectionnées sont enregistrées dans votre navigateur et peuvent également être incluses dans une recherche enregistrée.

Les champs disponibles dépendent des données et de la configuration de votre environnement. Ils peuvent inclure les champs des documents, les attributs, les informations de workflow, les propriétaires, les dates et les données relatives aux relations contractuelles.

Figure 7 — Gestion des colonnes affichées dans la grille de résultats.

✅ Recherches enregistrées

Une recherche enregistrée conserve votre configuration de recherche, notamment les filtres, les colonnes sélectionnées et les paramètres de tri. Lorsque l'affichage des liasses est disponible, son état peut également être enregistré.

Créer une recherche enregistrée

1. Configurez vos filtres, vos colonnes et le tri.
2. Cliquez sur Enregistrer la vue ou sur la commande d'enregistrement équivalente.
3. Saisissez un nom et confirmez.

La recherche enregistrée peut ensuite être chargée depuis la zone dédiée aux recherches enregistrées et rouverte dans Advanced Data.

Figure 8 — Création d'une recherche enregistrée.

Mettre à jour ou supprimer une recherche enregistrée

• Utilisez Enregistrer la vue pour remplacer la recherche enregistrée actuelle par les critères mis à jour.
• Utilisez l'action de suppression dans la zone des recherches enregistrées pour supprimer définitivement une recherche.
• Les recherches enregistrées sont personnelles et ne peuvent pas être partagées avec des collègues.

Renommage : le renommage n'est pas disponible dans la version actuelle des recherches enregistrées. Certaines versions plus récentes de Search V2 peuvent proposer des commandes supplémentaires selon la version déployée.

Figure 9 — Commandes des recherches enregistrées. Les actions affichées peuvent varier selon la version.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Utilisez des périmètres et des attributs précis lorsque vous recherchez dans un portefeuille volumineux.
• Enregistrez les recherches fréquemment utilisées pour vos revues et reportings récurrents.
• Configurez les colonnes nécessaires avant d'effectuer un export.
• Utilisez l'affichage des liasses lorsque vous avez besoin du contexte contractuel environnant.
• Utilisez la vue à plat lorsque vous souhaitez travailler uniquement sur les documents correspondant directement à vos critères.
• Gardez les fiches de synthèse complètes afin que les recherches par attribut renvoient des résultats fiables.

▪ Limites et contraintes connues

• Les recherches enregistrées sont personnelles et ne peuvent pas être partagées.
• Les résultats se limitent aux documents auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder.
• Les documents enfants des liasses sont chargés progressivement et ne peuvent pas être triés indépendamment lorsque l'affichage des liasses est activé.
• Certains contrôles plus complets du panneau de filtres sont réservés au développement et peuvent ne pas être disponibles pour les utilisateurs finaux.
• La version actuelle des recherches enregistrées ne permet pas le renommage.
• Les actions groupées Partager et Supprimer nécessitent les autorisations correspondantes sur les documents.
• L'export repose sur une sélection et ne permet pas d'exporter une liasse entière en un seul clic.
• Les résultats sont paginés par 20 éléments dans l'interface. La requête sous-jacente prend en charge jusqu'à 1 000 résultats par appel.
• Les recherches dans le contenu sont limitées à 4 096 caractères et les recherches par identifiant lisible à 10 caractères.

❓ Questions fréquentes

Quelle est la différence entre Advanced Data et la liste standard des contrats ?

La liste standard des contrats se concentre sur les documents d'un dossier donné. Advanced Data permet de rechercher dans le portefeuille accessible et ajoute des filtres, des colonnes configurables, des recherches enregistrées, l'affichage facultatif des liasses et l'export.

Que remplace Advanced Data ?

Advanced Data est l'écran Search actuel, qui a évolué à partir de l'ancienne expérience Advanced Search. Le libellé du menu est Données avancées et la route de l'application est /search.

Puis-je filtrer sur les attributs des fiches de synthèse ?

Oui. Ajoutez un filtre d'attribut et indiquez la valeur ou l'opérateur pris en charge par le type d'attribut concerné.

Puis-je combiner plusieurs filtres ?

Oui. Les filtres différents sont combinés avec AND. Les valeurs multiples d'un même filtre à sélection multiple sont combinées avec OR.

Puis-je partager une recherche enregistrée avec un collègue ?

Non. Les recherches enregistrées sont personnelles dans l'implémentation actuelle.

Pourquoi un document dont je connais l'existence n'apparaît-il pas ?

Advanced Data respecte les droits d'accès au niveau du document. Un document auquel vous n'avez pas accès est exclu des résultats.

Puis-je exporter une liasse contractuelle entière ?

Non. Sélectionnez les lignes individuelles que vous souhaitez exporter. L'export d'une liasse complète en un seul clic n'est pas pris en charge.