Comment exporter les résultats d’une recherche ?

Pour télécharger des feuilles de synthèses, documents ou des clauses selon des critères précis, utilisez la recherche avancée puis télécharger vos résultats de recherche.

Vous souhaitez, par exemple, télécharger l’ensemble des feuilles de synthèses de vos contrats de prestations de services signés sur l’année N : lancez une recherche avancée sur la base des critères correspondants, puis exporter les résultats de recherche sous format Excel.

Pour plus d’informations sur la recherche avancée, pour rechercher un dossier, un document ou une clause dans DiliTrust, consultez l’article dédié.

Vous pouvez exporter les documents retrouvés depuis la page de résultats, après avoir réalisé une recherche avec le moteur de recherche du module. 

Dans cet article, nous verrons comment, à partir de la page de résultats :

• Exporter des documents et fiche de synthèse
• Exporter la page de résultats de recherche
• Lire les Excels exportés 

Exporter des documents ou des fiches de synthèse

Pour exporter des résultats de recherche, rendez-vous sur la page de recherche avancée :

• Faites votre recherche
• Cochez les documents ou fiche de synthèse que vous souhaitez exporter
• Cliquez sur Exporter, en haut à droite et sélectionnez soit Documents et/ou Feuille(s) de synthèse

Les feuilles de synthèse téléchargées depuis le dossier seront exportées sous format Excel. 

À noter, l’export du fichier ne se lance pas immédiatement (le module fonctionne par file d’attente sur les exports Excel). Vous serez informé par mail lorsque le fichier sera prêt pour téléchargement et le mail contiendra le lien vous permettant de télécharger l’Excel.

Vous souhaitez exporter une ou plusieurs feuilles de synthèse ? Pour plus d’informations, consultez l’article dédié.

Vous souhaitez exporter un dossier ou un document (contrat, avenant, annexe) ? Pour plus d’information, consultez l’article dédié.

Si vous souhaitez exporter tous les éléments résultats de la recherche, cochez la case à gauche de la colonne Nom du document. Tous les éléments, y compris ceux présents sur les autres pages de résultats, seront inclus dans l'export.

Exporter la page de résultats de recherche

Exportez les tableaux des résultats de votre recherche. Retrouvez dans l'export les différentes colonnes affichés, ainsi que leur contenu. 

Depuis la page de recherche avancée :

• Entrez les éléments de votre recherche
• Cochez les documents que vous souhaitez exporter
• Cliquez sur Exporter, en haut à droite et sélectionnez Résultats de la recherche

À noter, l’export du fichier ne se lance pas immédiatement (le module fonctionne par file d’attente sur les exports Excel). Vous serez informé par mail lorsque le fichier sera prêt pour téléchargement et le mail contiendra le lien vous permettant de télécharger l’Excel.

Dans votre export, retrouvez les attributs de votre fiche de synthèse. Si ces derniers n'ont pas été validés par un utilisateur, les suggestions de l'intelligence artificielle seront affichées. Un petit robot vous indique lorsque c'est une suggestion. Différentes couleurs indiquent le degré de confiance dans la suggestion, ainsi si le robot rouge, l'IA n'est pas confiante dans sa suggestion.

Lire les Excels exportés

Fiche de synthèse

L'Excel de l'export des fiches de synthèse, diffère de l'export des résultats de recherche.

Lorsque vous exportez les fiches de synthèse, le document se présente de la manière suivante :

• Différentes feuilles pour les différents types de documents
• Par feuilles, les différents documents de même type avec les éléments de la fiche de synthèse

Les trois premières colonnes sont similaires pour tous les types de documents et informe du :

• Statut du document (Non déterminé, en cours, expiré et autres)
• Nature du document (Contrat, avenant, annexe)
• Contrat principal ; si le document est lié, vous y retrouverez le nom du contrat principal

En cliquant sur le nom d'un document ou du contrat principal, vous serez redirigé vers le document en question.

Les autres colonnes correspondent aux attributs et clauses présents sur vos fiches de synthèse. Vous pouvez ainsi vérifier si les fiches sont bien complétées avec les bonnes informations.

Résultats de recherche

L'export des résultats de recherche regroupe les différentes colonnes du tableau de résultats. Ainsi, lorsque vous ajoutez des colonnes, vous les retrouverez dans l'export et seront exportés, les documents de votre choix relatifs à votre recherche.

Les colonnes qui correspondent aux attributs ou clauses de vos fiches de synthèse sont aussi exportées. Les attributs et clauses qui ne sont pas validés pas un utilisateur sont accompagnés d'un petit robot de couleur en fonction du degré de confiance de l'IA dans la suggestion. Le rouge indique une confiance faible et l'orange une confiance moyenne.