Modifier, cloner ou supprimer une réunion

Après avoir créé une réunion, vous pouvez encore la modifier, la copier pour gagner du temps ou la supprimer. Cet article explique comment faire, et ce que voient les membres du conseil.

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs du groupe modifient, clonent et suppriment les réunions.
• Les membres du conseil consultent les réunions mais ne peuvent pas les modifier. Ils peuvent ouvrir toutes les réunions en cours de leur groupe, même celles auxquelles ils n'ont pas été invités.

✍ Administrateurs : modifier une réunion

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Réunions.

2. Cliquez sur Publiées ou Non-publiées, selon l'endroit où se trouve votre réunion. Les réunions non publiées ne sont pas encore visibles par les membres du conseil.
3. Sur la carte de votre réunion, cliquez sur Voir l'ordre du jour. La page de la réunion s'ouvre.

4. Modifiez ce dont vous avez besoin : titre, date, heure, lieu, ou points de l'ordre du jour et leur contenu. Vos modifications sont enregistrées automatiquement. Vous n'avez pas besoin de cliquer sur un bouton d'enregistrement.

Vous pouvez continuer à modifier une réunion même après sa publication. Depuis la même page, vous pouvez aussi télécharger les documents joints, imprimer l'ordre du jour et générer le dossier de la réunion.

⛵ Administrateurs : cloner une réunion

Cloner crée une copie d'une réunion existante. C'est utile pour les réunions récurrentes : vous n'avez pas à reconstruire l'ordre du jour à chaque fois.

1. Sur la page Réunions, trouvez la réunion à copier.
2. Cliquez sur les trois points à côté du titre de la réunion, puis sur Cloner.

3. Saisissez le titre, la date et l'heure de début de la nouvelle réunion.

4. Si vous le souhaitez, cochez les contenus à copier depuis la réunion d'origine, comme les documents, questionnaires ou votes.
5. Cliquez sur Confirmer. La copie est créée. Vous pouvez la modifier comme n'importe quelle réunion.

La copie garde les mêmes membres invités que l'original. Pour inviter d'autres personnes, notifiez-les depuis la nouvelle réunion.

❌ Administrateurs : supprimer une réunion

1. Sur la page Réunions, passez la souris sur la carte de la réunion. Une liste d'actions apparaît.
2. Cliquez sur l'icône de corbeille, Supprimer.

3. Un message de confirmation s'affiche. Pour prévenir les utilisateurs que la réunion est annulée, cochez la case d'envoi d'une annulation.

4. Cliquez sur Confirmer. La réunion est supprimée.

Les utilisateurs déjà notifiés de la réunion reçoivent automatiquement un e-mail d'annulation.

☝ Membres du conseil : consulter les réunions

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Réunions.
2. Sur la carte d'une réunion, cliquez sur Voir l'ordre du jour pour l'ouvrir.

Vous ne voyez que les réunions publiées. Si une réunion est modifiée, vous voyez la dernière version. Si elle est supprimée après que vous en avez été notifié, vous recevez un e-mail d'annulation.

❓ Questions fréquentes

Les membres du conseil peuvent-ils voir une réunion à laquelle ils ne sont pas invités ?

Oui. Les membres d'un groupe peuvent accéder à toutes les réunions en cours du groupe, même sans y être invités.

Dois-je enregistrer mes modifications ?

Non. Les modifications d'une réunion sont enregistrées automatiquement.