CLM – Partage d'attributs

⭐ Introduction

Accès restreint — le partage d'attributs est réservé à certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès et que la fonctionnalité n'apparaît pas, contactez votre Customer Success Manager.

Le partage d'attributs permet de réutiliser dans un autre document une valeur déjà renseignée dans la fiche de synthèse d'un document, tout en gardant la trace de son origine. Le partage se fait vers un document à la fois et, si la cible contient déjà une valeur pour cet attribut, la valeur partagée la remplace. Il est conçu pour les données clés qui doivent rester identiques d'un document à l'autre : date d'échéance, nom de la contrepartie, montant du contrat ou droit applicable.

Le partage n'impose pas que les documents appartiennent à la même liasse contractuelle : une valeur peut être partagée avec n'importe quel document auquel vous avez accès. Les liasses contractuelles sont décrites dans CLM – Relations Contractuelles (Liasses Contractuelles).

Sommaire :

• ⭐ Introduction
• ⭐ Autorisations et accès
• ⭐ Fonctionnement du partage d'attributs
• ⭐ Partager un attribut
• ⭐ Partager une entrée du référentiel
• ⭐ Consulter la traçabilité d'un attribut
• ⭐ Modifier ou supprimer une valeur partagée
• ⭐ Interactions avec les autres modules
• ⭐ Bonnes pratiques
• ❗ Limites et points d'attention
• ❓ Questions fréquentes

⭐ Autorisations et accès

• Un accès en lecture/écriture au document source est requis pour partager l'une de ses valeurs d'attribut de fiche de synthèse.
• Le document cible doit vous être accessible.
• Le partage d'attributs tient compte des autorisations : il peut cibler n'importe quel document auquel vous avez accès, qu'il appartienne ou non à la même liasse contractuelle.
• Pour savoir d'où provient une valeur héritée, vous devez disposer d'un accès en lecture au document source.

⭐ Fonctionnement du partage d'attributs

• Source et cible. Le document qui porte la valeur d'origine est la source ; les documents qui la reçoivent sont les cibles.
• Copie unidirectionnelle. La valeur va de la source vers la cible, et une cible ne renvoie jamais de valeur vers la source. Si la cible contient déjà une valeur pour cet attribut, la valeur partagée la remplace : le contenu précédent est écrasé et ne peut pas être restauré.
• Attributs renseignés uniquement. Un attribut ne peut être partagé qu'une fois qu'il possède une valeur.
• Aucune limite de cibles. La même valeur peut être partagée avec autant de documents accessibles que nécessaire, un document à la fois.
• Indépendant des liasses. Le partage ne dépend ni de l'appartenance à une liasse, ni de la nature du lien.
• Appendix. Les documents liés en Appendix ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs.

Les attributs les plus fréquemment partagés sont la date d'échéance, le porteur du contrat, le montant du contrat, le nom de la contrepartie, le droit applicable et le montant maximum du budget.

⭐ Partager un attribut

1. Ouvrez le document source et repérez l'attribut renseigné dans sa fiche de synthèse.
2. Survolez l'attribut et cliquez sur l'icône Partager.
3. Sélectionnez le document cible accessible. Le partage avec plusieurs documents en une seule action n'est pas disponible ; répétez les étapes pour chaque document supplémentaire.
4. Si le document cible contient déjà une ou plusieurs valeurs pour cet attribut, choisissez ce que doit faire la valeur partagée : remplacer l'une des valeurs existantes, ou être enregistrée sous Shared attributes sans rien remplacer. L'option Shared attributes est présélectionnée par défaut.
5. Confirmez l'action.

Chaque valeur existante est présentée avec la section de la fiche de synthèse à laquelle elle appartient, ce qui permet de les distinguer, et les champs vides sont également proposés. Choisir Shared attributes laisse toutes les valeurs existantes inchangées.

Une pastille placée à côté de l'icône de partage indique combien de documents cibles reçoivent actuellement la valeur.

Figure 1 : Icône de partage et nombre de documents destinataires

Figure 2 : Sélection des documents cibles

Figure 3 : Attribut partagé et nombre de cibles

⭐ Partager une entrée du référentiel

Au-delà du partage d'un attribut isolé, vous pouvez partager une entrée de référentiel entière — par exemple une section fournisseur ou contrepartie, avec les champs qu'elle contient.

Dans la fiche de synthèse, survolez l'en-tête de la section du référentiel et cliquez sur l'icône Partager. L'infobulle affiche Partager cette entrée du référentiel avec d'autres documents.

⭐ Consulter la traçabilité d'un attribut

Une valeur héritée est signalée par une icône de partage dans la fiche de synthèse du document cible. Survolez ou cliquez sur cette icône pour afficher le document source, sous réserve de vos droits d'accès.

Figure 4 : Traçabilité d'un attribut sur un document cible

⭐ Modifier ou supprimer une valeur partagée

⭐ Interactions avec les autres modules

• Liasses contractuelles — le partage fonctionne avec ou sans liasse, mais la liasse en reste le contexte le plus courant. Voir CLM – Relations Contractuelles (Liasses Contractuelles).
• Budgets — l'attribut Montant maximum du budget de la fiche de synthèse est celui qui déclenche la création automatique de budget. Voir CLM – Contracts Budget Management : Suivi du budget et des dépenses.
• Écran Contrats — une valeur partagée s'affiche dans les colonnes de résultats au même titre que tout autre attribut de fiche de synthèse. Voir CLM – Filtrer et rechercher des Contrats.

⭐ Bonnes pratiques

• Utilisez le partage d'attributs pour les valeurs qui doivent rester cohérentes entre documents liés, plutôt que de les ressaisir.
• Portez les valeurs partagées sur les contrats eux-mêmes, et non sur leurs annexes : les documents liés en Appendix ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs.
• Consultez la traçabilité avant de modifier une valeur partagée, afin de savoir quels documents sont concernés.
• Après avoir modifié une valeur sur un document source, vérifiez les documents cibles : ils conservent la valeur précédente.

❗ Limites et points d'attention

• Le partage d'attributs est réservé à certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique.
• Les documents liés en Appendix ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs.
• Seul un attribut déjà renseigné peut être partagé.
• Le partage est une copie unidirectionnelle qui écrase la valeur de la cible. Il n'existe pas de synchronisation continue entre la source et ses cibles, et une valeur remplacée ne peut pas être restaurée.
• Modifier la valeur sur la source ou sur une cible rompt le partage après confirmation.
• Un document auquel vous n'avez pas accès ne peut pas être utilisé comme cible.

❓ Questions fréquentes

Le partage d'attributs dépend-il de la nature du lien ou de l'appartenance à une liasse ?
Non. Une valeur peut être partagée avec n'importe quel document auquel vous avez accès, qu'il appartienne ou non à la même liasse contractuelle. Seule exception : les documents liés en Appendix, qui ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs.

Pourquoi ne puis-je pas partager une valeur avec une annexe ?
Les documents liés en Appendix ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs. Si le document doit participer au partage, liez-le avec une autre nature de lien, par exemple Amendment, Subcontract ou Others.

Comment savoir si une valeur a été partagée et d'où elle provient ?
Une valeur héritée porte une icône de partage dans la fiche de synthèse du document cible. Survolez ou cliquez sur cette icône pour afficher le document source. Sur le document source, une pastille placée à côté de l'icône de partage indique combien de documents reçoivent la valeur.

Que se passe-t-il si je modifie une valeur partagée sur le document source ?
Il vous est demandé si vous souhaitez rompre le partage. Si vous confirmez, les documents cibles conservent leur valeur précédente et la nouvelle valeur ne leur est pas propagée.

Y a-t-il une limite au nombre de documents cibles ?
Non. Une valeur peut être partagée avec autant de documents accessibles que nécessaire, mais avec un seul document à la fois : le partage avec plusieurs documents en une seule action n'est pas disponible.