Pourquoi organiser les utilisateurs en équipe ?

Sur DiliTrust, vous avez la possibilité de former des équipes dès lors que votre rôle vous le permet.

Pour en savoir plus sur l'importance des rôles dans DiliTrust, consulter l'article suivant.

Créer des équipes permet de faciliter la mise en place des droits d'accès lors de l'organisation de vos dossiers. 

Dans cet article, nous verrons :

• Pourquoi organiser les utilisateurs en équipes ?
• Les Questions à se poser avant de créer des équipes
• Des Exemples d'équipes

Pour en savoir plus sur l'organisation des utilisateurs en équipe, consultez l'article dédié.

Pourquoi organiser les utilisateurs en équipes ?

Sur DiliTrust les utilisateurs ont des droits d'accès variés aux dossiers et des rôles différents. Plutôt que d’accorder les accès pour chaque utilisateur, la création d'équipes sur DiliTrust facilite le paramétrage des accès aux dossiers et permet d'assurer la confidentialité des documents. De plus, en cas de départ de l’entreprise, il suffira de supprimer l’utilisateur de l’outil et d’ajouter le nouveau collaborateur aux mêmes équipes que la personne qu’il remplace.

L'objectif des équipes est donc de regrouper une population homogène d'utilisateurs, qui auront un usage similaire de DiliTrust et des accès identiques aux dossiers.

La notion d'équipe étant étroitement liée à l'organisation des dossiers, il est important de former vos équipes en fonction de vos dossiers. 

Pour en savoir plus sur l'organisation des dossiers sur DiliTrust, veuillez consulter l'article suivant.

Ainsi, vous pourrez, en un clic, attribuer un droit d'accès en partageant vos dossiers ou contrats : droits par défaut (permet de taguer des éléments sur les contrats) ou de lecture (simple visualisation, sans édition), à l'équipe concernée. 

Pour en savoir plus sur les droits d'accès, veuillez consulter l'article suivant.

Les équipes peuvent également être utilisées dans vos workflows (si un utilisateur doit valider ou signer parmi l’équipe ou que l’ensemble de l’équipe doit valider ou signer) et pour notifier plusieurs utilisateurs lorsque vous mettez en place des règles de rappels automatiques.

Les questions à se poser avant de créer une équipe

Avant de créer les équipes, il est important de décider de l'architecture des dossiers ou au moins de connaître celle déjà en place.

Voici quelques questions à se poser :

• Comment sont gérés actuellement les droits d’accès sur les contrats ? Faut-il garder le même fonctionnement ?
• Quelles sont les contraintes concernant les droits d’accès (niveau de confidentialité, utilisation par les différentes équipes concernées) ?
• Pour chaque équipe créée, qui doit accéder aux contrats ?
• Faut-il des droits d’accès différenciés par population d’utilisateur ?
• La gestion des droits d’accès respecte-t-elle le schéma d’une organisation interne ?
• L'équipe créée a-t-elle une utilité ? 

Des Exemples d'équipes

Créer des équipes, facilite le paramétrage des documents. Pour cette raison, il est important lors de leur création de se rapprocher de l'architecture de vos dossiers sur DiliTrust. 

Vous pouvez, par exemple, organiser par clients interne. Ainsi, l'organisation des dossiers est déterminée par les clients internes des juristes. Dans ce cas, l'outil est utilisé en contact étroit avec les non-juristes qui doivent avoir un accès facile et constant aux documents. L'accès à un dossier entier peut être donné à une équipe sans distinction fine au sein de l'équipe.

Exemple d'organisation d'équipes :

Dans l'exemple ci-dessus, l'arborescence est organisée, de sorte que :

• Le dossier Achat, n'est accessible que par les utilisateurs membres de la Direction Achat Europe (niveau 1) ;
• Les équipes achats, sont divisés par pays, France, Spain et Germany et n'ont accès qu'aux dossiers, de leur pays respectif (niveau 2) ;
• L'équipe Direction France a accès aux dossiers "France" des différents métiers de manière transversale. Mais n'a pas accès aux autres pays.

Exemple d'organisation de sous-équipes :

Dans l'exemple ci-dessus, l'arborescence est organisée, de sorte que :

• La Direction France a accès au dossier 'France' et à ses sous-dossiers (niveau 1) ;
• Les équipes métiers n'ont accès qu'à leur dossier respectif, c'est-à-dire, l'équipe Achat au dossier Achats, etc. (niveau 2) ;

Les sous-équipes n'ont accès et ne verront que les dossiers pour lesquels ils ont reçu les droits (la sous-équipe F-Immobilier France, n'a accès qu'au sous-dossier 'Immobilier' du dossier parent Finance).

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