Comment fonctionnent les rôles dans le module Contrat ?

Modifié le Ven, 2 Févr. à 11:11 H

Le module Contrats vous permet, lors de la création de vos utilisateurs, de leur attribuer des rôles, si vous avez les droits d'accès nécessaires. Ces rôles confèrent des droits d'accès différents et distinguent les membres simple utilisateur au membre administrateur. Seul un administrateur peut créer, éditer et supprimer un rôle.

Pour en savoir plus sur la création d'utilisateur, consultez l'article dédié.

Les utilisateurs se verront attribués ou non des droits d'accès (droits d'écriture ou droit de lecture) à un dossier ou à un fichier. Ainsi que la possibilité ou non de faire des modifications (créer ou attribuer des droits d'accès) sur les différents utilisateurs de la Plateforme.

Pour en savoir plus sur le paramétrage des droits d'accès aux dossiers, consultez l'article dédié.

Dans cet article, découvrez :

TABLE DES MATIÈRES

Comment créer un rôle

Accéder à l'onglet rôle depuis les paramètres :

Cliquez sur 'Paramètres' depuis la page d'accueil de DiliTrust
Cliquez sur 'Rôles' dans les paramètres

Le paramétrage de rôles permet de créer des rôles ayant des périmètres sur mesure qui correspondent aux différentes catégories d'utilisateur.

Dès votre première connexion, 5 rôles sont paramétrés par défaut avec l’accès aux fonctionnalités prédéfini :

Administrateur : Peut accéder à toutes les fonctionnalités, y compris les options avancées de l'administration.
Éditeur : Toutes les fonctions sauf la définition des droits d'accès utilisateurs, c’est-à-dire, gestion utilisateur/équipes et accès aux modèles de données.
Contributeur : Utiliser les modèles de contrats et les workflows déjà définis dans la plateforme. Il peut ajouter, générer un nouveau document, compléter la fiche de synthèse, ajouter des rappels, lancer et participer aux workflows.
Valideur : ont le même rôle que les lecteurs, mais peuvent aussi participer à des workflows de validation.
Lecture Seule : L'utilisateur peut seulement visualiser les documents partagés avec lui, télécharger les documents et mettre fin à une alerte.

Vous pourrez attribuer ces rôles paramétrés par défaut à chaque création d’un utilisateur. Vous pouvez aussi créer des rôles sur mesure si les 5 rôles par défaut ne vous conviennent pas.

Pour créer un rôle :

Cliquez sur 'Ajouter un rôle'

Choisissez la catégorie de rôle : admin, contributeur ou utilisateurs restreints
Entrer le nom du rôle que vous venez de créer

Le nombre d'utilisateurs ayant ce rôle sur la plateforme est indiqué à droite du rôle.

Supprimez un rôle en cliquant sur la corbeille /helpdesk/attachments/7107429888 à droite de son nom.

Notez que pour pouvoir supprimer un rôle, il ne doit être attribué à aucun utilisateur. Ainsi, si vous ne parvenez pas à supprimer un rôle, il y a au moins un utilisateur à qui ce rôle est attribué. Il sera nécessaire de changer le rôle de l’utilisateur pour pouvoir supprimer la catégorie.

Comment paramétrer les rôles

Les périmètres définis en fonction des rôles et donc des utilisateurs, correspondent aux grandes fonctionnalités de l'outil, à savoir :

Les droits d'accès par utilisateurs :

Équipes : faculté ou non pour un utilisateur de visualiser, ou de modifier la composition des "Équipes" ;
Utilisateurs : faculté ou non pour un utilisateur de visualiser, ou de modifier la liste et le rôle des "Utilisateurs" ;
Rôles : faculté ou non pour un utilisateur de visualiser, ou de modifier les catégories de rôle des utilisateurs.

Pour chaque périmètre, vous pouvez attribuer ou retirer des droits d'accès spécifique pour les adapter à vos besoins. Cochez ou décochez les cases en questions dans le module dédié sur la page de droite.

Si vous souhaitez que vos utilisateurs opérationnels n'aient pas la capacité d'exporter les fiches de synthèse, vous pouvez décocher cette case et leur retirer ce droit.

Par défaut, certains droits sont déjà décochés et grisés. Cela signifie que ces droits ne font pas partie de ceux attribués à cette catégorie de rôle. Par exemple, un contributeur n'a pas la possibilité de créer un workflow prédéfini (droit réservé aux administrateurs). Vous pouvez donc personnaliser vos rôles uniquement sur les fonctionnalités non grisées.

Les modifications apportées à un rôle sont automatiquement sauvegardées.

Comment attribuer un rôle ?

Les rôles sont attribués lors de la création d'un utilisateur.

Pour cela, rendez-vous dans l'onglet utilisateur, créez un nouvel utilisateur ou modifiez le rôle d'un utilisateur existant, en double-cliquant sur ce dernier.

Cliquez sur le champ Rôle et sélectionnez le rôle de votre choix.

Notez que vous avez un nombre limité de rôles à attribuer, cela vous est indiqué lors de votre choix.