Le module dispose d’un puissant moteur de recherche vous permettant deretrouver rapidement et simplement vos contrats et accéder toutes informations clés. On parle du moteur de recherche dit simple.
Il se trouve en haut de votre écran depuis l’écran d’accueil et vos dossiers.
Ce moteur de recherche vous permet également de réaliser des recherches dites avancées, afin de filtrer vos résultats de recherche en fonction des conditions souhaitées.
Vous pourrez, par exemple, ainsi rechercher en quelques clics tous vos contrats signés avec votre Contrepartie “X” sur les 6 derniers mois.
Vous pouvez faire des recherches dans le module pour retrouver des dossiers, documents, clauses, tout en filtrant vos résultats en fonction des informations clés incluent sur vos fiches de synthèses.
Dans cet article, retrouvez :
TABLE DES MATIÈRES
- Comment accéder rapidement à un dossier ou document depuis la barre de recherche ?
- Recherches avancées
- Les résultats de ma recherche
Comment accéder rapidement à un dossier ou document depuis la barre de recherche ?
Depuis la barre de recherche du module, il est possible de retrouver un dossier ou document à partir de son nom.
- Tapez le nom du dossier ou document souhaité
- Le moteur de recherche affiche alors les éléments correspondant à votre recherche
- Cliquez sur le dossier ou document souhaité
- Vous accédez ainsi directement au dossier ou au document en question.
Si les résultats présentés ne vous conviennent pas, affinez les en accédant aux recherches avancées.
Recherches avancées
Pour des recherches plus poussées, il est possible d'accéder aux recherches avancées en cliquant sur recherche avancée en haut, à droite de la barre de recherche.
Comment optimiser ma recherche
Depuis les recherches avancées, retrouvez trois catégories :
- Les blocs de recherche
Ces blocs sont la base de votre recherche, vous y déterminez la nature de votre recherche :
- Bloc 1 : Document ou dossier
- Bloc 2 : Contient/Ne contient pas
- Bloc 3 :
- Titre : Indiquez le titre d’un document, des mots clés ou expressions
- Type de document : Saisissez ou sélectionnez dans la liste déroulante un ou plusieurs types de documents
- Contenu : Saisissez les mots clés ou expressions souhaités
- Attribut : (Condition de durée, prix, etc.) recherché, ensuite précisez les critères recherchés (Tacite reconduction, Durée déterminée, etc.)
- Clause : Saisissez ou sélectionnez une clause dans la liste déroulante.
- Les filtres
Affinez votre recherche en ajoutant des filtres à votre recherche sur des :
- Statut : À quel stade en est le contrat (en rédaction, en cours, expiré, résilié, etc.)
- Workflow : À quel stade du workflow est le contrat (En relecture, validé, en signature, signé, etc.)
- Dates
- Saisissez ou sélectionnez le type de date souhaité (date d’expiration, date de prise d’effet, etc.) ;
- Sélectionnez les conditions de dates :
- “Entre” permet de sélectionner une plage de date
- “Supérieur à” permet de filtrer sur les résultats après une date donnée
- “Inférieur à” permet de filtrer sur les résultats avant une date donnée
- “Égale à” permet de sélectionner une date précise.
- Clauses : Saisissez ou sélectionnez une clause dans la liste déroulante.
- Les colonnes
Ajoutez des colonnes à vos résultats de recherche, pour rapidement visualiser les attributs et clauses présents sur vos fiches de synthèse, sans avoir à ouvrir chaque document.
Une fois vos critères définis, entrez l'élément de votre recherche dans la barre de recherche et retrouvez vos résultats dans le tableau en dessous.
Retrouvez dans le tableau les colonnes par défaut :
- Nom du document
- Emplacement : le dossier dans lequel il est situé
- Type de document
- Statut du document
À tout moment, vous pouvez modifier les colonnes qui s'affichent selon vos besoins, en cliquant sur Afficher les colonnes et en sélectionnant les colonnes de votre choix.
Si vous ajoutez des colonnes avec les attributs présents sur vos fiches de synthèses, vous les retrouverez en fin du tableau en utilisant la barre horizontale.
Comment modifier ma recherche
Pour modifier vos critères de recherche :
- Les blocs
Cliquez simplement sur le bloc de votre choix et changez le critère
- Les filtres
Si vous souhaitez supprimer un filtre, cliquez sur la petite croix située, en haut à droite du filtre en question.
Si vous souhaitez modifier le filtre, cliquez dessus et changez le critère.
Les résultats de ma recherche
Une fois votre recherche effectuée, plusieurs possibilités s'offrent à vous quant à la gestion de vos résultats :
- Exportez les résultats
Sélectionnez les documents qui vous intéressent et cliquez sur Exporter pour extraire soit la fiche de synthèse, soit le document original ou le tableau avec les résultats de recherche et les colonnes.
>> Pour en savoir plus sur le téléchargement des documents et fiches de synthèse, consultez l’article dédié.
Pour vous aider à exploiter au maximum les possibilités de la recherche avancée, retrouvez dans un article dédié quelques cas d’usage.
- Sauvegardez la recherche
Si vous êtes amené à refaire cette recherche dans le futur, gagnez du temps et sauvegardez vos critères de recherche.
Après avoir effectué votre recherche,- Cliquez sur Enregistrer la vue,
- Nommez cette nouvelle vue
- puis validez.
Retrouvez cette recherche en cliquant sur l'icône de sauvegarde en haut à droite. Pour supprimer la vue, cliquez sur la corbeille à sa droite.
Les sauvegardes sont personnelles.
- Modifiez des droits d'accès en masse
Via la recherche, modifiez les droits d'accès aux documents de vos utilisateurs. Bien que les documents soient rangés dans des dossiers différents, après une recherche :- Sélectionnez les documents concernés
- Cliquez sur l'icône de partage
- Modifiez les droits d'accès
- Validez
Lorsqu'un utilisateur a des accès mixtes, cela signifie que parmi les documents sélectionnés, l'utilisateur à des accès restreints et des accès par défaut.
Pour en savoir plus sur les droits d'accès, consultez notre article dédié.
- Supprimez des documents en masse
Via la recherche, supprimez en masse des documents présents dans des dossiers différents.
Effectuez votre recherche, puis :- Sélectionnez les documents concernés
- Cliquez sur l'icône de suppression
- Confirmez votre choix
Si par erreur, vous avez supprimé un document qui ne devait pas être supprimé, récupérez-le depuis l'onglet corbeille.
Pour en savoir plus sur la suppression et récupération de documents supprimés, consultez l'article dédié.
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