Quels sont les statuts des contrats disponibles dans le module Contrat ?

Le module Contrats est une solution métier qui vous permet de gérer et de suivre vos contrats en toute simplicité. 

Afin de faciliter leur suivi, les contrats font apparaitre deux de statut :

• En phase de contractualisation, le statut du workflow dépend de l’avancement du projet de contrat depuis sa rédaction jusqu’à sa signature ;
• En phrase de contrathèque, le statut du document dépend s’il est actif ou pas, et vous pouvez aller jusqu’à son archivage.

Dans cet article, retrouvez comment :

• Visualiser les statuts de mes contrats
• Comprendre les statuts des contrats
  • Lors de la phase de contractualisation dans DiliTrust
  • Après signature ou quand je dépose un contrat déjà signé dans DiliTrust
• Modifier les statuts des contrats

Visualiser les statuts de mes contrats

• Depuis la vue "Dossiers"

Les statuts des contrats sont visibles quand vous parcourez vos dossiers dans une colonne dédiée (Statut ou Workflow). 

Il est possible de personnaliser les colonnes dans cette vue Dossier, c'est-à-dire en ajouter ou en supprimer. Pour en savoir plus, consultez l'article dédié. 

• Depuis la vue "Document"

Quand vous ouvrez un contrat, ses statuts sont visibles en haut à gauche de votre écran, à côté du nom du document et de son numéro d’identification unique.

• Depuis la vue "Statistiques"

Dans les statistiques, un graphique reprend les statuts des contrats et permet de visualiser le nombre de contrats par statut. 

Ce statut est général, c’est-à-dire qu’il s’agit autant pour les projets de contrat que pour les contrats déjà signés (“En cours d’exécution”) à la différence de ce qui a été expliqué plus haut concernant la différence des deux types de statut.

Pour en savoir plus sur les statistiques, consultez l'article dédié.  

Comprendre les statuts des contrats

Lors de la phase de contractualisation dans le module Contrats

Pour en savoir plus sur la rédaction des contrats dans le module Contrats, consultez l'article dédié.

Au cours de cette phase préliminaire, les statuts sont mis à jour automatiquement en fonction de l’évolution du processus de contractualisation. 

Les statuts proposés sont les suivants : 

• Rédaction : Le contrat a été créé à partir du module et est en cours de rédaction.
• Relecture X/Y : Le contrat a été envoyé en relecture à partir du module à X/Y relecteur(s) au total et il a été relu par X/Y relecteur(s).
• Relecture terminée : Le contrat a été relu et validé par le relecteur (interne ou externe, cela sera précisé).
• Validation X/Y : Le contrat a été envoyé en validation à partir du module à X/Y validateur(s) au total et il a été validé par X/Y validateur(s).
• Rejetée : Le contrat a été relu, mais rejeté par le relecteur / validateur.
• Signature X/Y : Le contrat a été envoyé en signature dans le module à Y signataires au total et il a été signé par X signataire.
• Signé : Le contrat a été signé.

Après la signature ou quand je dépose un contrat déjà signé dans le module Contrats

Une fois la phase de contractualisation terminée, le statut est lié à la vie du contrat en fonction de ses échéances. Le statut est donc mis à jour automatiquement en fonction des dates renseignées dans la fiche de synthèse et celle du jour.

Par exemple, un contrat déposé dans le module pour lequel la fiche de synthèse n'a pas encore été complétée en ce qui concerne ses dates clés fait apparaitre le statut "Non déterminé".

Les contrats peuvent avoir les statuts suivants :

• Non commencé : lorsque la date de prise d'effet est dans le futur, le contrat n'a donc pas encore commencé ;
• En cours : lorsque la date de prise d'effet d'un contrat est antérieure à la date actuelle, mais qu'il n'a pas encore expiré, le contrat est donc en vigueur ;
• Expiré : lorsque la date d'expiration du contrat a été atteinte, par conséquent, le contrat n'est plus en effet ;
• Non déterminé : Le contrat n'a pas de date de prise d'effet, par conséquent, le système n'est pas en mesure de déduire si le contrat est en vigueur ou non.
• Résilié : Attribut ajouté à la fiche de synthèse en liste Oui ou Non pour les cas de tacite reconduction.
  Lorsque le Oui est sélectionné, le statut du document change en Résilié.
• Archivé : Attribut ajouté à la fiche de synthèse en liste Oui ou Non. Lorsque le Oui est sélectionné, le statut du document change en Archivé.

Toute autre date ne sera pas reconnue par l'IA et n'affectera donc pas le statut du contrat.

Vous pouvez aussi réaliser vos recherches ou filtrer vos statistiques en fonction des statuts du contrat, lorsque vous souhaitez affiner vos recherches.

Modifier les statuts des contrats

Le statut des contrats étant mis à jour automatiquement en fonction de son cycle de vie dans le module, il ne peut pas être modifié manuellement.
Si le statut est faux et qu'il doit être modifié, c'est que les dates renseignées sont erronées. Il faut alors revoir les dates concernées.

Les suggestions de l'IA sont par ailleurs prises en compte, même si les dates n'ont pas encore été validées par un humain.
Dans certains cas, le statut du contrat peut donc être erroné, dans le cas où les suggestions de l'IA ne seraient pas pertinentes. Dans ce cas, il est possible de supprimer et corriger ces suggestions liées à la date de prise d'effet et/ou date d'expiration, afin que le statut ne le prenne pas en compte et soit correct.