Mon workflow est bloqué car un validateur / signataire est absent, que faire ?

Les workflows contraignent vos utilisateurs afin de sécuriser vos circuits de validation et/ou de signature de vos contrats.

Mais que faire si un valideur / signataire s'absente ? 

Le mieux est d'anticiper l'absence de l'utilisateur en mettant en place un transfert de propriétés auprès d'un autre utilisateur en son absence.

Si le workflow est déjà lancé, il vous faudra l’annuler puis le relancer.

En somme, voici les actions qu’il vous faudra mener :

• Transférer les droits d'un utilisateur pour le remplacer au sein des workflows ;
• Annuler et relancer le workflow.

Transférer les droits d'un utilisateur pour le remplacer au sein des workflows

En amont d'un départ d'un collaborateur, il lui est possible de déléguer ses droits à un autre utilisateur. Il est également possible pour un administrateur de le faire pour tous les utilisateurs depuis Paramètres / Utilisateurs.

L'utilisateur choisi comme remplaçant recevra donc les validations / signatures à la place de l'utilisateur absent pendant tout le temps de l'absence défini.
Pour en savoir plus sur le paramétrage du transfert, consultez l'article dédié.

⚠️ Le transfert ne s'applique pas aux workflows lancés avant la date de début du transfert. Il est donc important que le validateur / signataire soit à jour de ses validations / signatures avant son départ. Si ce n'est pas le cas, il vous faudra annuler les processus en cours et les relancer pour débloquer les workflows concernés pendant l'absence du collaborateur. 

Annuler et relancer le workflow

Afin de sécuriser les workflows lancés depuis le module, il n'est plus possible de modifier un workflow une fois qu'il a été lancé, ni de supprimer une étape de validation / signature.

Pour débloquer un workflow en cas d'absence d'un utilisateur, il vous faudra : 

• Ouvrir le document concerné,
• Allez dans la section "Workflow" pour visualiser le workflow en cours,
• Cliquez sur Annuler le processus,
• Enfin, il vous faudra le relancer.

Avant de le relancer, pensez à transférer les droits du validateur / signataire à un autre utilisateur.

À noter que :

• Si le document est en phase de validation, en annulant / relançant le process, il sera relancé depuis le début. Les utilisateurs ayant déjà validé devront donc à nouveau valider le document.
• Si le document est en phase de signature, en annulant / relançant le process, le document sera relancé en signature, mais la phase de validation sera conservée.