Comment envoyer un document en validation / signature ?

Le workflow permet de notifier un autre utilisateur de la plateforme pour lui indiquer qu'il convient de valider et/ou signer un document stocké dans la Plateforme.

Le workflow est un flux représentant la sollicitation de différentes parties prenantes, validateurs et/ou signataires, pour arriver à la validation et/ou la signature d’un contrat.

Avant de pouvoir lancer un contrat en validation / signature, il faut au préalable : 

• Rédiger un contrat 
• Finaliser sa rédaction
• Éventuellement l’envoyer en relecture (négociation)
• Compléter les éléments obligatoires de la fiche de synthèse

Dans cet article, vous verrez : 

• Comment envoyer un contrat en validation / signature ?
• Comment lancer un workflow standard ?
• Comment lancer un workflow personnalisé ?
• Comment renseigner les valideurs / signataires ?

Une fois que le document est signé, il revient automatiquement signé dans le module et la version signée vient remplacer la précédente. De plus, la date de signature est automatiquement remplie dans la fiche de synthèse du contrat.

Comment envoyer un contrat en validation / signature ?

Pour rappel, avant d'envoyer un contrat en validation / signature, le contrat doit se trouver dans le module et la fiche de synthèse doit être complétée des éléments obligatoires (il n’est pas nécessaire de la compléter entièrement à cette étape). 

• Ouvrez le contrat 
• Complétez la fiche de synthèse des éléments obligatoires

• Cliquez ensuite sur le bouton Workflow qui est visible en dessous du bouton Synthèse.
• Enfin, vous pouvez envoyer votre document en relecture (en cliquant sur Demander une Relecture), ou directement en validation et/ou signature en cliquant sur "Envoyer et signer".

Pour en savoir plus sur la relecture, ou la complétion de la fiche de synthèse, consurltez nos articles dédiés.

Une fois dans la section Workflow, vous pourrez lancer un workflow. Il existe deux types de workflows : 

• Workflow standard : Les workflows standards correspondent à des workflows prédéfinis par les administrateurs ou les éditeurs depuis Paramètres / Workflows.
  Ils offrent ainsi des circuits de validation et de signature pré-construits, non modifiables sur certaines étapes de validation ou de signature, ce qui vous permet de sécuriser les engagements pris au nom de votre entité légale sur cette base. Il est évidemment possible d’ajouter d’autres étapes si c’est nécessaire, notamment pour prévoir les parties externes.
  
  
• Workflow personnalisé : Ce sont des workflows disponibles uniquement pour les éditeurs et/ou les administrateurs. Ils permettent de créer de toutes pièces un workflow en renseignant librement les validateurs et/ou signataires.

Comment lancer un workflow standard ?

Les workflows standards (également appelés workflows prédéfinis) sont des workflows définis par les administrateurs ou les éditeurs de votre module en fonction de vos processus internes et appliqués en fonction des informations renseignées dans la fiche de synthèse de votre contrat. C’est pourquoi, il y a un passage obligé vers le remplissage des éléments obligatoires de la fiche de synthèse avant la validation/signature d’un contrat.

Pour en savoir plus sur les workflows standards et comment les paramétrer, consultez l'article dédié.

Si aucun workflow n'est disponible, vous ne pourrez donc pas envoyer en validation/signature votre contrat si vous n’êtes pas a minima Éditeur. Vous serez alors averti par un message qui vous invitera à contacter un administrateur de votre Plateforme. 

• Une fois dans la section Workflow, cliquez sur "Envoyer ou Signer"
• Cliquez sur "Validation et/ou signature". Le module vous propose alors les workflows standards correspondant aux critères spécifiques de votre contrat (Direction/Business Unit concernée, montant de votre contrat, etc.)
• Sélectionnez le workflow souhaité parmi la liste de ceux possibles s'affichant à gauche. Le détail des workflows s'affiche à droite en indiquant les validateurs et signataires prédéfinis. En pratique, généralement un seul workflow est proposé.

Lorsqu'une équipe est amené à valider un document, en fonction des paramètrage réalisé par votre administrateurs, vous pouvez choisir quel membre de l'équipe à notifier.

Ajoutez une étape de validation et/ou de signature, si nécessaire. Il vous faudra ajouter une étape de signature pour ajouter le signataire de votre contrepartie par exemple.

• Par étape, vous pouvez ajouter autant de valideurs que vous souhaitez et envoyer un message personnalisé aux différents valideurs.

• Enfin, cliquez sur Lancer le workflow.
  Si votre workflow comprend un envoi en signature, vous serez invité à configurer la mise en signature, en apposant notamment les zones de signatures et en personnalisant le mail d'envoi en signature.
  Pour en savoir plus sur le paramétrage lors de l'envoi en signature, consultez l'article dédié.

Comment lancer un workflow personnalisé ?

⚠️ Si cette option ne vous est pas proposée, c'est que vous ne disposez d'un rôle vous donnant accès à cette fonctionnalité. Pour en savoir plus sur les rôles de votre module, consultez l'article dédié.

Vous devez alors privilégier l'utilisation d'un workflow prédéfini ou contacter votre administrateur si aucun workflow ne correspond à votre besoin.  

Le workflow personnalisé vous évite d'être contraint par les workflows standards, et vous permet de lancer le workflow sur-mesure dont vous avez besoin. Vous pourrez créer votre workflow de zéro, en renseignant les validateurs / signataires lors de l'envoi.

Lorsque vous lancez un workflow personnalisé, vous pouvez envoyer votre contrat en : 

• Validation : Vous serez alors invité à renseigner les valideurs et les éventuels signataires 
• Signature : Dans ce cas, aucune validation n'est requise, et vous pouvez paramétrer directement l'envoi en signature du contrat.

Vous pouvez enregistrer votre workflow personalisé comme workflow standard si les validateurs et signataires renseigner sont tous des utilisateurs de la plateforme.

Dans ce cas cliquez sur Enregistrer le workflow, nommez le workflow et sauvegardez. Retrouvez et modifiez ce nouveau workflow depuis l'onglet Workfow de vos paramètres. Ce dernier pourra aussi être utilisé par les autres utilisateurs de la plateforme.

Comment renseigner les valideurs / signataires ?

Dans le cas des workflows standards, tout ou partie des valideurs / signataires sont renseignés, mais vous pouvez également en ajouter si nécessaire. Et pour le workflow personnalisé, vous construisez votre workflow de zéro. Dans ces deux cas de figures, vous allez renseigner des validateurs / signataires.

Renseigner les valideurs

⚠️ Concernant les workflows standards (prédéfinis/automatiques), un valideur doit obligatoirement avoir un compte Validateur dans le module et pour le signataire, un compte Lecteur suffit. Ces comptes sont nécessaires si vous souhaitez certaines personnes dans des workflows standards (prédéfinis/automatiques) pour automatiser les circuits. Cependant, si vous décidez de ne pas les intégrer ainsi, vous devrez indiquer à chaque envoi en validation et signature les parties prenantes à solliciter (interne ou externe à votre entité), et dans ce cas aucun compte n’est nécessaire.

Les workflows se décomposent en différentes étapes, de validation ou de signature. Les paramétrages vont déterminer l'ordre des validations et qui doit / peut valider. 

Pour paramétrer le workflow de validation, vous allez : 

• Ajouter un utilisateur, plusieurs utilisateurs ou une équipe : 
  • Sélectionnez si la validation concerne une équipe ou des personnes.
  • Entrez le nom de l'équipe ou des personnes concernées

• Ajouter un ou des valideurs de plus dans cette étape de validation (une personne ou équipe).

Ajouter une ou plusieurs étape(s) de validation : cliquez sur Ajouter une étape de validation. Le document devra être validé par le ou les utilisateurs de l'étape avant de passer à la suivante. 

En fonction de vos besoins, voici les paramétrages à réaliser : 

• Vos valideurs peuvent valider en parallèle / même temps votre document, sans distinction, et ils doivent tous le valider. Vous pouvez alors renseigner plusieurs utilisateurs sur une même étape de validation et choisir l'option Tout les validateurs.
  Dans l'exemple ci-dessous, les validateurs sont notifiés en même temps et doivent valider le document.

• Votre document doit être uniquement validé par l'un des valideurs renseignés (et non l'ensemble des valideurs). Vous pouvez alors renseigner plusieurs utilisateurs sur une même étape de validation et choisir l'option Un des validateurs.
  Dans l'exemple ci-dessous, les validateurs (membres de l'équipe et l'utilisateur) sont notifiés en même temps, mais la validation de l’un des trois validateurs suffit à passer à l'étape suivante.

• Vos validateurs doivent valider le document les uns après les autres. La validation de l'un déclenche l'envoi en validation au suivant.
  Il vous faut créer plusieurs étapes de validations, en cliquant sur Etape de validation, puis indiquer pour chaque étape le ou les validateurs.
  Les flèches à droite vous permettent de modifier l'ordre des étapes.
  Dans l'exemple ci-dessous, seul le premier validateur renseigné en étape 1 est notifié pour validation du document. Puis dès que ce premier validateur a validé le document, le second validateur est notifié, et peut valider et ainsi de suite. 

Renseigner les signataires

 Il n'est pas nécessaire qu'un signataire ait un compte sur votre plateforme DiliTrust pour pouvoir signer un document. Ce signataire sera donc considéré comme externe, c’est-à-dire n’ayant pas de compte DiliTrust. Cependant, si vous souhaitez qu’un signataire fasse partie intégrante de certains workflows standards, ces personnes devront avoir un compte DiliTrust en tant que Lecteur (a minima).
 

Pour utiliser la signature électronique, il faut que votre outil de signature électronique soit interfacé avec le module. 

• Cliquez sur Etape de signature 
• Indiquez le Prénom et Nom de la personne signataire 
• Indiquez son email 
• Vous pouvez ajouter une personne en copie si vous le souhaitez 
• Si utilisation de la double authentification par SMS, renseignez son numéro de téléphone 
• Renouvelez pour chaque signataire de votre document 
• Enfin, cliquez sur Lancer le workflow.

Vous pouvez ajouter des personnes de votre choix en copie. Il vous faut juste nom, prénom et adresse mail. 

En étape suivante, vous serez alors invité à apposer les zones de signatures sur votre document maintenant ou plus tard si vous ne connaissez pas encore l’identité de tous les signataires. 

Pour avoir plus de détails sur l'envoi en signature de votre document, consultez l'article dédié. 

Retrouvez ci-dessous une vidéo de bout en bout du paramétrage d'un workflow personnalisé avec deux validateurs et un signataire :