Inclure l'année de création dans les identifiants des Dossiers et des Demandes

Vous pouvez désormais choisir d'inclure automatiquement l'année de création dans les identifiants de vos Dossiers et Demandes.

Cette option vous aide à mieux organiser, identifier et rechercher vos enregistrements — en particulier si vous gérez un volume important de dossiers sur plusieurs années.

⭐ Quoi de neuf ?

Un nouveau paramètre permet aux Administrateurs d'inclure directement l'année de création dans :

• les identifiants de Dossiers
• les identifiants de Demandes

Exemple :

• Avant : LIT-234553
• Après : LIT-2025-234553

Ce paramètre s'applique automatiquement aux nouveaux Dossiers et Demandes créés une fois activé.

⚙️ Comment activer l'année de création dans les identifiants

1️⃣ Accédez aux Paramètres généraux

• Cliquez sur Configuration
• Ouvrez Paramètres généraux

2️⃣ Activez l'option

• Repérez le paramètre permettant d'inclure l'année de création dans les identifiants de Dossiers et de Demandes
• Activez le bouton bascule

3️⃣ Enregistrez vos modifications

• Cliquez sur Enregistrer

✅ Le nouveau format s'appliquera aux nouveaux Dossiers et Demandes créés.

? Bon à savoir : ce paramètre est réversible à tout moment.

? Où apparaît l'identifiant mis à jour

Une fois activé, le nouveau format d'identifiant apparaîtra dans :

• la liste des Dossiers (colonne ID)
• les exports
• l'en-tête de la page du Dossier
• les principaux résultats de recherche
• les notifications par e-mail
• le fil d'activité (y compris lorsqu'un Dossier est créé à partir d'une Demande)

Cela garantit une cohérence sur l'ensemble de la plateforme.

? Comment fonctionne la recherche avec le nouveau format

Le système utilise une recherche exacte pour les identifiants de Dossiers.

Exemple :

• Si vous saisissez : MAT-2025-12
• Vous n'obtiendrez que : MAT-2025-12
• Le système ne retournera PAS : MAT-2025-123

✅ Cela évite toute confusion entre des identifiants similaires.

? Qui peut accéder à ce paramètre ?

Pour activer cette option, les utilisateurs doivent :

• Avoir accès à Configuration
• Avoir l'autorisation d'accéder aux Paramètres généraux

En général, cela est réservé aux Administrateurs.

✨ Avantages

• Identification claire de l'année de création
• Meilleure organisation pour les équipes juridiques à fort volume
• Archivage et reporting facilités
• Clarté améliorée pour les projets pluriannuels

❗ Remarques importantes et limites

• Le paramètre s'applique aux nouveaux Dossiers et Demandes créés.
• Les identifiants existants ne sont pas modifiés rétroactivement.
• Cette fonctionnalité affecte uniquement le format de l'identifiant — aucune donnée n'est modifiée.
• Le paramètre peut être activé ou désactivé à tout moment.

❓ Besoin d'aide ?

Si vous n'êtes pas sûr que l'activation de ce paramètre soit adaptée à votre organisation, nous vous recommandons de :

• Vous aligner en interne avec vos conventions de nommage
• Effectuer des tests dans un environnement de préproduction si disponible
• Contacter notre équipe d'assistance pour obtenir des conseils

Nous sommes là pour vous aider à garder une gestion de vos Dossiers claire, structurée et efficace. ☕