Dossiers juridiques - Permettre aux utilisateurs métier de soumettre des demandes juridiques

Cette fonctionnalité permet à tout collaborateur interne de soumettre une demande juridique ou contractuelle simplement en envoyant un e-mail à une boîte de réception juridique dédiée. Aucun compte DiliTrust n'est requis. Les équipes juridiques reçoivent des demandes structurées et traçables directement dans la Gestion des affaires juridiques, ce qui élimine la ressaisie manuelle et le chaos des e-mails non structurés.

✅ À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est conçue pour deux types d'utilisateurs :

• Utilisateurs métier et collaborateurs internes qui doivent soumettre des questions juridiques, des demandes de révision de contrat ou de validation à l'équipe juridique, sans avoir besoin d'un compte DiliTrust.
• Contributeurs juridiques (conseillers juridiques internes) qui reçoivent, traitent et suivent ces demandes directement dans la Gestion des affaires juridiques.

⭐ Quand est-elle utile ?

Cette fonctionnalité est essentielle dans les situations suivantes :

• Un utilisateur métier doit poser une question juridique ou demander la révision d'un contrat mais n'a pas accès à la Gestion des affaires juridiques.
• L'équipe juridique est submergée par des demandes non structurées arrivant par e-mail ou par des messages informels sans suivi.
• Une demande liée à un contrat comporte des pièces jointes qui doivent être stockées dans le CLM sans duplication manuelle.
• Les conseillers juridiques internes souhaitent réduire le temps passé à ressaisir manuellement les demandes soumises par d'autres.

✨ Principaux avantages

• Prise en charge sans friction : les utilisateurs métier soumettent leurs demandes par e-mail, sans formation ni compte nécessaire.
• Suivi structuré : les équipes juridiques gèrent toutes les demandes entrantes dans une interface unique et traçable.
• Intégration directe au CLM : les pièces jointes des demandes par e-mail peuvent être enregistrées directement dans le clausier juridique.
• Réduction de la duplication : plus de fichiers dispersés entre boîtes e-mail, lecteurs partagés et CLM.

✅ Guide étape par étape

Pour les utilisateurs métier (soumettre une demande)

1. Envoyez un e-mail à la boîte de réception juridique dédiée fournie par votre équipe juridique.
2. Indiquez un objet clair décrivant votre demande (ex. Révision de contrat - Accord fournisseur).
3. Joignez directement à l'e-mail tout document pertinent.
4. Vous recevrez une confirmation et pourrez assurer le suivi en répondant à l'e-mail.

Pour les contributeurs juridiques (traiter une demande)

1. Ouvrez la Gestion des affaires juridiques et accédez à votre boîte de réception ou à la liste des demandes.
2. Retrouvez la demande entrante basée sur e-mail, qui apparaît comme une nouvelle demande structurée.
3. Examinez les détails, les pièces jointes et le contexte fourni par le demandeur.
4. Échangez directement avec le demandeur depuis le fil de la demande pour la qualifier ou obtenir plus d'informations.
5. Enregistrez les pièces jointes pertinentes dans la demande via la Gestion des affaires juridiques ou directement dans le CLM.
6. Si la demande est liée à un contrat, associez-la ou créez un contrat dans le CLM directement depuis la demande.

◼ Limitations et contraintes connues

• Les utilisateurs métier soumettant des demandes par e-mail n'ont pas besoin d'un compte DiliTrust, mais ils ne peuvent pas accéder directement à la Gestion des affaires juridiques.
• La boîte de réception juridique dédiée doit être configurée par votre administrateur avant que cette fonctionnalité ne soit active.
• L'acheminement automatique des fichiers vers le CLM nécessite que le contributeur sélectionne manuellement l'emplacement d'enregistrement des pièces jointes.
• La création d'un tout nouveau contrat à partir d'une demande est prévue pour une prochaine itération.

❓ FAQ

Les utilisateurs métier ont-ils besoin d'un compte DiliTrust pour soumettre une demande ?

Non. Tout collaborateur interne peut soumettre une demande simplement en envoyant un e-mail à la boîte de réception juridique dédiée. Aucun compte ni identifiant de connexion n'est requis.

Où apparaissent les demandes basées sur e-mail pour l'équipe juridique ?

Elles apparaissent directement dans la Gestion des affaires juridiques sous forme de demandes structurées et traçables, exactement comme les demandes créées par des contributeurs au sein de la plateforme.

Puis-je joindre des documents à ma demande par e-mail ?

Oui. Les pièces jointes envoyées avec l'e-mail sont accessibles au contributeur juridique au sein de la demande et peuvent être enregistrées dans la Gestion des affaires juridiques ou dans le CLM.

L'équipe juridique peut-elle répondre au demandeur depuis la Gestion des affaires juridiques ?

Oui. Les contributeurs peuvent échanger directement avec le demandeur depuis le fil de la demande sans quitter la plateforme.

Qui configure la boîte de réception juridique dédiée ?

Votre administrateur DiliTrust configure la boîte de réception juridique. Contactez votre administrateur ou votre gestionnaire de compte DiliTrust pour l'activer.