Comment envoyer mon document en signature ?

Pour envoyer votre document en signature, il vous faut au préalable : 

• Déposer le contrat dans votre module Contrats ou Rédiger le contrat dans le module Contrats
• Compléter et finaliser la fiche de synthèse.

Une fois ces étapes réalisées, vous pourrez alors lancer un workflow de validation / signature.
Pour en savoir plus sur les workflows dans le module Contrats, consultez l'article dédié.

Cet article se focalise sur le paramétrage de l'envoi en signature. 

• Comment lancer un workflow de signature ?
• Comment ajouter mes signataires ?
• Comment définir les zones de signatures ?
• Comment personnaliser le message d'envoi en signature ?

Comment lancer un workflow de signature ?

Pour lancer un workflow :

• Ouvrez votre document 
• Complétez la fiche de synthèse et Terminez la fiche de synthèse 
• Accédez à la section Workflow.

Pour en savoir plus sur les étapes ci-dessus, consultez l'article dédié.
 

Une fois dans la section Workflow, vous aurez plusieurs options :

• Vous souhaitez envoyer votre document pour validation / signature :   
  • Sélectionnez un workflow standard, si votre rôle le permet, et ajouter un ou plusieurs valideurs et/ou signataires 
  • Sélectionnez un workflow personnalisé et ajoutez un ou plusieurs valideurs et/ou signataires 
    Pour en savoir plus sur l'ajout de valideurs / signataires, consultez l'article dédié. Une fois paramétré, vous pouvez passer directement à la section concernant l'apposition des zones de signatures.
     
• Vous souhaitez envoyer votre document uniquement en signature :
  • Sélectionnez un workflow personnalisé, si votre rôle le permet, et ajoutez un ou plusieurs signataires.
    Pour en savoir plus, consultez la section suivante du présent article.

Comment ajouter mes signataires ?

Seuls des utilisateurs dont le rôle le permet, peuvent envoyer un document directement en signature en utilisant les workflows personnalisés. Pour en savoir plus sur les rôles et fonctionnalités disponibles, consultez l'article dédié.

Une fois dans la section workflow, cliquez sur Personnalisé, puis sur Signature, puis Électronique.

Vous pourrez alors : 

• Indiquer les prénoms et noms de votre signataire 
• Indiquer l'email de votre signataire – le document sera envoyé pour validation à cette adresse 
• Le numéro de téléphone pour utiliser la double authentification par SMS (disponible uniquement si activée) ;
• Ajouter une personne en copie en indiquant son prénom, nom et email.
   Cette personne sera notifiée de la demande de signature au même titre que le signataire, et recevra une copie du contrat signé après signature.
• Cliquer sur Ajouter un signataire, pour ajouter une section et paramétrer un autre signataire 
• Indiquer si les signataires signent ou non les uns après les autres.

Enfin, cliquer sur Valider et définir les zones de signature.

Si vous ne connaissez pas encore tous les signataires au moment du lancement du workflow, vous aurez la possibilité de les renseigner un peu plus tard, une fois la ou les étape(s) de validation finalisée(s).

Une fenêtre vous indiquera cette possibilité au moment du lancement du workflow, vous aurez donc le choix entre apposer directement les zones de signature, si l’ensemble des signataires est déjà connu, ou bien les renseigner plus tard.

Comment définir les zones de signatures ?

À l'étape suivante, vous serez invité à définir les zones de signatures sur votre document et autres informations complémentaires.

Pour ce faire : 

• Sélectionnez votre signataire dans le menu déroulant dédié. Vous devrez définir les zones de signatures et autres informations complémentaires pour chacun des signataires 

• Puis en cliquant sur la section correspondante, vous pourrez :
  • Signature : cliquez sur Signature puis cliquez sur la zone de votre document où vous souhaitez que soit apposée la signature, pour ajouter une zone de signature.
     Répétez l'action pour définir plusieurs zones de signatures.
  • Date : cliquez sur Date puis cliquez sur la zone de votre document où vous souhaitez que soit apposée la date.
  • Lu et Approuvé : Cliquez sur Lu et Approuvé puis sur la zone de votre choix dans votre contrat pour ajouter cette mention.
  • Texte : Cliquez sur Texte puis une zone de votre choix pour ajouter une mention dans le document. Ce champ doit être rempli par la personne qui lance le processus de signature.
  • Zone de texte : Cliquez sur Zone de texte puis sur une zone du document de votre choix, cela permettra aux signataires d'ajouter des éléments aux documents. Vous pouvez ajouter des indications quant à ce qui doit y être rempli.
  • Paraphe : cliquez sur Paraphe puis cliquez sur la zone de votre document où vous souhaitez que soit apposé votre paraphe. En cochant Appliquer sur toutes les pages, votre paraphe sera automatiquement apposé sur toutes les pages de votre document.
  • Email : Cliquez sur Email puis sur la zone de votre document où vous souhaitez voir apposer l'email du signataire.

Comment personnaliser le message d'envoi en signature ?

Enfin, en dernière étape, personnalisez l'email d'envoi en signature :

1. La section Objet correspond à l'objet de l'email qui sera envoyé.
2. Le message général sera envoyé à tous les signataires. Modifiez-le à votre convenance.
3. Envoyez des messages personnalisés à chaque signataire.

Enfin, cliquez sur Envoyer, votre document est alors automatiquement envoyé, soit en validation avant signature si des étapes de validation ont été paramétrées, soit directement en signature. 

L'administrateur de la Plateforme à la possibilité d'établir un message par défaut depuis les paramètres.

Accédez à l'onglet Notifications et rédigez le message par défaut de demande de signature :

• Définissez la langue dans laquelle le message s'affichera
• Écrivez l'objet et le corps du mail qui s'affichera pour tous les utilisateurs.

Ajoutez des variables dans l'objet du mail et le corps pour récupérer le Nom du document ainsi que le Nom du demandeur de signature.

Pour savoir comment signer un document dans le module Contrats, consultez l'article dédié.

Vous souhaitez savoir comment l'automatisation des processus de validation
 viendra accélérer et faciliter votre contractualisation ? 

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